איך להפסיק לדחות משימות: 5 טכניקות מגובות מחקר

דחיינות משפיעה כמעט על כולם בשלב כזה או אחר, אך כשהיא הופכת להרגל, היא עלולה לפגוע באופן חמור בפרודוקטיביות ובהשגת מטרות. במאמר זה נבחן חמש טכניקות מבוססות מחקר להתמודדות עם דחיינות, בהסתמך על תובנות פסיכולוגיות ומחקרים בנושא. יישום הטכניקות הללו יסייע לכם לשפר את מיומנויות ניהול הזמן, להגדיל את הפרודוקטיביות, ולבסוף להתמודד עם המשימות החשובות שדחיתם.

ראשית נבין מהי דחיינות, כי היא אינה רק ניהול זמן לקוי. מדובר בתופעה פסיכולוגית מורכבת המבוססת על ויסות רגשי, משמעת ומוטיבציה. מחקרים מראים כי דחיינות נובעת לעיתים קרובות מניתוק בין העצמי הנוכחי לעצמי העתידי, שמוביל אותנו להעדיף נוחות מיידית על פני השגת מטרות ארוכות טווח. ישנם כמה דורמים מרכזיים לדחיינות. פחד מכישלון או פרפקציוניזם, סלידה מהמשימה או חוסר עניין, תחושת עומס או הצפת מידע שמובילים לחוסר ביכולת לקבל החלטות ומיומנויות ויסות עצמי נמוכות.

להבין את הסיבות לדחיינות הוא צעד קריטי להתמודדות עם הנושא ויש גם טכניקות מעשיות שאמורים לסייע לכם לקחת צעד קדימה.

טכניקה 1: שיטת הפומודורו

שיטת הפומודורו, שפותחה על ידי פרנצ'סקו צ'ירילו בשנות ה-80 המאוחרות, היא שיטה לניהול זמן שמחלקת את העבודה למקטעים ממוקדים, לרוב בני 25 דקות, עם הפסקות קצרות ביניהם. כתבתי על השיטה בצורה מורחבת כאן.

כיצד ליישם את שיטת הפומודורו:

1. בחרו משימה לעבוד עליה.
2. כוונו טיימר ל-25 דקות.
3. עבדו על המשימה עד שהטיימר יצלצל.
4. קחו הפסקה קצרה של 5 דקות.
5. חזרו על השלבים 1-4 ארבע פעמים, ואז קחו הפסקה ארוכה יותר (15-30 דקות).

מחקרים הראו שהשיטה משפרת את הריכוז והפרודוקטיביות בכך שהיא מתאימה את העבודה לטווחי הקשב הטבעיים שלנו ומספקת מנוחות סדירות.

טכניקה 2: תכנון כוונות ביצוע

כוונות ביצוע היא טכניקה שמקשרות בין מצבים מסוימים לתגובות ממוקדות מטרה. תכנון בסגנון "אם-אז" הוכח כמשפר משמעותית את הסיכוי לביצוע משימות.

איך לתכנן כוונות ביצוע אפקטיביות:

1. הגדירו את המטרה שלכם.
2. זהו מכשולים פוטנציאליים.
3. בנו תוכניות "אם-אז" ברורות.

דוגמאות:
"אם אני מרגיש עייף אחרי העבודה, אז אנעל נעלי ספורט מיד כשאני מגיע הביתה ואצא להליכה של 10 דקות". 
"אם אני מקבל שיחה או הודעה בזמן עבודה על משימה קריטית, אז אסנן אותה ואענה רק לאחר שסיימתי את המשימה".

מחקרים הראו שאנשים המשתמשים בכוונות ביצוע נוטים להשיג את מטרותיהם עד פי שלושה יותר מאלו שלא.

טכניקה 3: אפקט התחלה חדשה

קת'רין מילקמן, כלכלנית התנהגותית, הציגה את טכניקת "אפקט התחלה חדשה". במחקרה היא מצאה כי אנשים נוטים להיות יותר ממוקדים וחדורי מוטיבציה להגשמת מטרות בתקופות של "נקודות התחלה" חדשות בחיים. מדובר ברגעים שבהם אנשים מרגישים שהם מתחילים פרק חדש, כמו תחילת שנה חדשה, יום הולדת, תחילת שבוע, או אפילו מעבר לבית חדש. 

מבחינה פסיכולוגית, נקודת התחלה חדשה מאפשרת לאנשים להפריד בין העבר לעתיד. אנו רואים את העבר כמשהו שכבר הסתיים (כולל כישלונות) ומתחילים דף חדש.
התחלה חדשה גם מחזקת את התחושה שהאדם יכול להגדיר מחדש מי הוא ומה הוא מסוגל להשיג, ותמיד יש יותר אנרגיה ומחויבות כשמתחילים משהו חדש.

לדוגמה – התחלה חדשה בשגה יומית

• נקודת התחלה: יום ראשון בשבוע.
• מה עושים?
  • הגדירו שגרת בוקר חדשה שמתחילה בהשכמה מוקדמת, מדיטציה, או אימון קצר.
  • הכינו תוכנית שבועית עם משימות ברורות לעבודה ולבית.

טכניקה 4: חלוקת משימות ליחידות קטנות

אחת הסיבות המרכזיות לדחיינות היא התחושה שהמשימה גדולה מדי או מסובכת מדי. חלוקת המשימה ליחידות קטנות, ברורות ונגישות יותר, יכולה להפחית את תחושת העומס ולהניע אתכם לפעולה.

איך לחלק משימות ביעילות:

1. הגדירו את המטרה הגדולה: נסחו בצורה ברורה מה בדיוק אתם רוצים להשיג.
2. חלקו לשלבים קטנים: חשבו על הפעולות הספציפיות שצריך לבצע כדי להשלים את המשימה.
3. קבעו סדר עדיפויות: התחילו עם החלקים הקלים או החשובים ביותר כדי לייצר תחושת הצלחה מהירה.
4. בצעו משימה אחת בכל פעם: הימנעו מהצפה על ידי ריכוז בכל פעם רק בחלק אחד של המשימה.
5. עקבו אחרי ההתקדמות: סמנו כל חלק שהושלם כדי לחזק תחושת סיפוק ומוטיבציה.

דוגמה מעשית: 

מטרה גדולה – לסיים ספר של 400 עמודים.

• • יום 1: קראו 10 עמודים.
  • יום 2: קראו עוד 10 עמודים.
  • המשיכו כך עד שתצרו הרגל קבוע של קריאה יומית.
  • קבעו דדליין להשלמת הספר (למשל, תוך חודש).

גישה זו הופכת משימות מורכבות לפשוטות יותר ומספקת תחושת שליטה שמפחיתה דחיינות. מחקרים מראים שמשימות קטנות וברורות מגבירות את הסיכוי להתחיל בפעולה ולהתמיד בה עד להשלמתה. 

טכניקה 5: אופטימיזציה סביבתית

הסביבה הפיזית שלכם יכולה להשפיע משמעותית על הנטייה לדחות משימות. אופטימיזציה של סביבת העבודה הפיזית והדיגיטלית יכולה להפחית הסחות דעת וליצור אווירה נוחה יותר לעבודה ממוקדת.

אסטרטגיות לאופטימיזציה סביבתית:

• סדרו את סביבת העבודה הפיזית שלכם.
• הרחיקו כל גורם מסיח דעת מהאזור.
• צרו אזור עבודה ייעודי המופרד מאזורי פנאי.
• השתמשו באוזניות מסננות רעש או במוזיקת רקע כדי לשפר את הריכוז.

מחקרים הראו שסביבה מאורגנת יכולה להגדיל פרודוקטיביות בכ-20% ולהפחית את רמות הלחץ הקשורות להשלמת משימות.